Kulttuuritalo Martinuksen asiakasrekisterin rekisteri- ja tietosuojaseloste

Asiasanat

KulttuuriAsukkaat

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista

Asiakirjassa kerrotaan, millä tavoin Vantaan kaupunki käsittelee henkilötietojasi, jos olet ilmoittautunut Vantaan aikuisopiston kursseille tai aikuisten perusopetukseen.

Tämä on Kulttuuritalo Martinuksen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laadittu 30.11.2021. Viimeisin muutos 30.11.2021.

Rekisterin nimi

Kulttuuritalo Martinuksen asiakasrekisteri.

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja/tai henkilön suostumus.

Tilanvuokrauspalvelun osalta henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, tilanvuokrauksen laskutus ja asiakassuhteen ylläpito.

Sivustolla käytettyjen evästeiden osalta käsittelyn tarkoitus on palvelun kehittäminen, sivuston toiminnan varmistaminen, analytiikka ja mainonta.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

Kulttuuritalo Martinuksen perustietolomakkeessa:

  • Tapahtumatiedot sisältäen tapahtuman nimen, tapahtuman luonteen, tekniset tarpeet ja aikataulut
  • Asiakkaan yhteystiedot sisältäen organisaation, yhteyshenkilön, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron ja laskutustiedot

Perustietolomakkeen tietoja säilytetään vain niin kuin on tarpeellista kohdassa 4 mainittujen toimien suorittamiseksi.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Ei-välttämättömille evästeille pyydetään suostumus erikseen evästealustan avulla.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Evästeitä syntyy asiakkaan vieraillessa sivustollamme osoitteessa kulttuuritalomartinus.fi

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja ei siirretä Yhdysvaltoihin ilman rekisteröityjen nimenomaista suostumusta. Evästealustassa annetun suostumuksen jälkeen analytiikkaan ja mainontaan liittyviä evästetietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle kolmansille osapuolille kuten Googlelle.

Miten kaupunki toimii tietoturvaloukkauksen sattuessa?

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötiedot voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi tai ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa Vantaan kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja tekee tarvittavat ilmoitukset kansalliselle tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille. Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta tietosuojavaltuutetulle ilman aiheetonta viivytystä heti ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta, paitsi jos loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta rekisteröidyille ilman aiheetonta viivytystä. Tällöin kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille rekisteröidyille, joiden tietoihin tietoturvaloukkaus kohdistuu. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi rekisteröidyiltä välittömiä toimenpiteitä, tietoturvaloukkauksesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella

Kuinka pitkään tietoja säilytetään?

Palvelun järjestämisen kannalta välttämättömiä tietoja säilytetään enintään kolmen vuoden ajan. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Tietojen säilyttämistä ja hävittämistä ohjaa Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelma, jossa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat Kansallisarkiston (ent. Arkistointilaitos) määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja miten oikeuksia voi käyttää? Kuinka kauan asian käsittely kestää?

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu asiakasrekisteriin. Tiedot voi tarkistaa Vantaan Kulttuuritalo Martinuksen asiakaspalvelusta, kun on todistanut henkilöllisyytensä esittämällä voimassa olevan henkilötodistuksen.

Rekisteröidyllä on käsittelyperusteesta riippuen oikeus:

  • tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä käsitellään
  • vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista
  • vaatia tietojen poistamista
  • vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa tietojen käsittelyä
  • oikeus saada tiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa
  • suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Rekisteröidyn oikeuksia arvioidaan ja tulkitaan tapauskohtaisesti. Esimerkiksi mahdollisissa perintätilanteissa ei tietoja voida lähtökohtaisesti poistaa.

Onko rekisteröidyn oikeuksien käyttö maksullista?

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Vantaan kaupunki voi kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia ja jos niitä esitetään toistuvasti. Jos pyynnön toteuttamisesta aiotaan periä maksu, Vantaan kaupunki on yhteydessä pyynnön esittäjään ennen pyynnön toteuttamista. Mikäli Vantaan kaupunki kieltäytyy suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, pyynnön esittäjälle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Miten voin tehdä valituksen valvontaviranomaiselle?

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Mistä voin pyytää lisätietoja ja kuka on rekisterinpitäjä?

Rekisterinpitäjä: Vantaan kaupungin kaupunkikulttuurilautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä

Kulttuuritalo Martinus
Vantaan kaupunki / Kulttuuripalvelut
Martinlaaksontie 36, 01620 Vantaa

Rekisteristä vastaava

Yhteyshenkilö: Veera Kauppi
Sähköposti: martinus@vantaa.fi

Tietosuojavastaava

Vantaan kaupunki Mikael Valtomaa, lakimies
Kaupunkikulttuurilautakunta etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi
Y-tunnus 0124610-9
Puh. 040 071 3358

Kirjaamo

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163,
Sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi

Avainsanat

TietosuojaTietopyynnötKonsertit