Henkilötietojen käsittely Vantaan uutiskirjepalvelussa

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.

Tällä sivulla kerrotaan, miten henkilötietojanne käsitellään, kun olette tilannut uutiskirjeitä Vantaan uutiskirjepalvelusta.

Uutiskirjepalvelun sisältämät henkilötiedot ja niiden käyttötarkoitus

Uutiskirjepalvelun osoiterekisteri koostuu sähköpostiosoitteista. Tilaajat valitsevat uutiskirjeet oman kiinnostuksensa mukaan tekemällä tilauksen verkkosivulla olevalla tilauslomakkeella. Vantaan kaupunki lähettää kohdennettua viestintää eri teemoista uutiskirjeen tilaajille. Jokainen uutiskirje lähetetään ainoastaan sen tilanneille henkilöille.

Uutiskirjepalvelun osoiterekisteri ei sisällä muita henkilötietoja kuin sähköpostiosoitteita. Yksittäisen lähetetyn uutiskirjeen analytiikkatiedoista voi nähdä missä maassa, millä laitetyypillä (tietokone / mobiililaite), milloin ja kuinka monta kertaa vastaanottaja on avannut uutiskirjeen. Lisäksi analytiikasta voidaan nähdä mitä linkkejä vastaanottaja on klikannut, ja mitkä avannut sekä onko uutiskirje välitetty eteenpäin.

Tiedon antamisen välttämättömyys

Tietojen antaminen on vapaaehtoista. Jokainen uutiskirjeiden tilaaja tekee itse päätöksen  tietojensa antamisesta tehdessään tilauksen. Osoiterekisteriin kuuluvat voivat poistaa sähköpostiosoitteensa uutiskirjesovelluksen rekisteristä heti halutessaan esimerkiksi vastaanottamansa uutiskirjeen ”Peru uutiskirjeen tilaus” -linkistä.

Tiedon eteenpäin luovuttaminen

Uutiskirjepalvelun osoiterekisteriin kuuluvia sähköpostiosoitteita ei luovuteta Vantaan kaupungin ulkopuolelle kolmansille osapuolille.

Osoiterekisterin käsittelijät ja tietoturva

Osoiterekisteriä käyttävät Vantaan kaupungin työntekijät, joille on myönnetty palveluun heidän työtehtäviensä perusteella käyttöoikeudet. Vantaan kaupunki ja uutiskirjesovelluksen palveluntarjoaja noudattavat osoiterekisterin käsittelyssä asiaa koskevaa lainsäädäntöä. Sekä palveluntarjoaja että kaupungin työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen.

Tiedon siirtäminen EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Uutiskirjepalvelun osoiterekisteriin kuuluvia sähköpostiosoitteita ei luovuteta EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Tietoturvaloukkauksen sattuessa

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta tietonne voivat poikkeustapauksissa päätyä vääriin käsiin. Tässä tilanteessa kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi.

Asiasta myös ilmoitetaan teille välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian
havaitsemisesta, jos tietojenne vuotaminen voi aiheuttaa haittaa oikeuksillenne. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi teiltä välittömiä toimenpiteitä, voidaan asiasta ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Tietojen säilytysaika

Osoiterekisterin sähköpostiosoitteita säilytetään toistaiseksi vain niin kauan kuin se on tarpeen. 

Sähköpostiosoitteenne poistuu rekisteristä viimeistään vuoden kuluttua uutiskirjeen perumisesta.
 

Oikeus tietojen tarkistamiseen ja oikaisemiseen sekä niiden poistamiseen

Osoiterekisteriin kuuluvat voivat poistaa sähköpostiosoitteensa uutiskirjesovelluksen rekisteristä esimerkiksi vastaanottamansa uutiskirjeen ”Peru uutiskirjeen tilaus” -linkistä. Jokainen tilattu uutiskirje on peruttava omasta uutiskirjekohtaisesta peruutuslinkistään. Tilaaja voi myös kerralla perua kaikki Vantaan uutiskirjeet.

Uutiskirjeen tilaajalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja uutiskirjepalvelun osoiterekisteriin on tallennettu ja tarvittaessa pyytää tietojen korjaamista. Uutiskirjeen tilaaja voi tarkistaa itseään koskevat tiedot maksuttomasti kerran vuodessa. Virheelliset ja tarpeettomat tiedot poistetaan pyydettäessä.

Tietojen tarkastuspyynnön voi tehdä Vantaa-infossa henkilökohtaisen käynnin yhteydessä.  Tarkistuspyyntöä varten Vantaa-infosta saa tarkistuspyyntölomakkeen, joka tulee allekirjoittaa. Tarkistuspyynnön yhteydessä on todistettava henkilöllisyys sekä oikeus sähköpostiosoitteen käyttöön.

Profilointi

Yksittäisen lähetetyn uutiskirjeen analytiikkatiedoista voi nähdä missä maassa, millä laitetyypillä (tietokone / mobiililaite), milloin ja kuinka monta kertaa vastaanottaja on avannut uutiskirjeen. Lisäksi analytiikasta voidaan nähdä mitä linkkejä vastaanottaja on klikannut, ja mitkä avannut sekä onko uutiskirje välitetty eteenpäin. Vantaa ei profiloi yksittäisiä henkilöitä analytiikkatietojen pohjalta.

Mahdollisuus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi

Jos epäilette, että tietojenne käsittelyssä on rikottu sitä koskevaa lainsäädäntöä, teillä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Tietosuojavaltuutetun ajantasaiset ohjeet ja yhteystiedot löytyvät sivulta tietosuoja.fi

Lisätietoa käsittelystä ja yhteyshenkilöt

Lisätietoja tietojen käsittelystä ja säilyttämisestä saat alla mainituista osoitteista. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn. Ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteydenotot
viestinta@vantaa.fi

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi
puh. 040 071 3358

Rekisterinpitäjä       

Vantaan kaupunki                                                       
Y-tunnus 0124610-9                                                                
Asematie 7, 01300 Vantaa

Kirjaamo 
Kirjaamon yhteystiedot

Informointiasiakirja on päivitetty 28.2.2022.

Löydät Vantaan kaupungin informointiasiakirjat kootusti Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungilla -sivulta.

Avainsanat

Tietosuoja